Privacy Policy

Velka

Informativa sul trattamento dei dati personali
Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679

Titolare: Black Fox Video S.r.l.
Marchio: Velka
Ambito: velka.it · app.velka.it · one.velka.it
Versione: 2.3 del 30 luglio 2026
Contatti privacy: privacy@blackfoxvideo.it | blackfoxvideo@pec.it

La presente informativa descrive i trattamenti effettuati nell'ambito dei Servizi Velka alla data di aggiornamento indicata. Il Titolare verifica periodicamente la coerenza dell'informativa con i trattamenti effettivamente svolti.

1. Premessa e ambito di applicazione

La presente informativa descrive le modalità con cui vengono trattati i dati personali nell'ambito dell'ecosistema digitale Velka, marchio e progetto di Black Fox Video S.r.l.

L'informativa si applica ai seguenti siti, applicazioni e servizi:

• velka.it, sito istituzionale e commerciale del progetto Velka;
• app.velka.it, piattaforma gestionale destinata a società sportive, organizzazioni, collaboratori, famiglie, atleti e utenti autorizzati;
• one.velka.it (Velkaone), piattaforma digitale dedicata al mondo sportivo, attraverso la quale atleti, allenatori, società sportive e altri soggetti possono creare un profilo, presentarsi, entrare in contatto e utilizzare i servizi disponibili;
• eventuali applicazioni mobili, progressive web app, portali collegati, sottodomini, moduli di registrazione, aree riservate e servizi digitali commercializzati con il marchio Velka.

Tali servizi sono indicati complessivamente come la "Piattaforma" o i "Servizi Velka".

La presente informativa si applica, secondo il servizio utilizzato, a visitatori, utenti registrati, società e associazioni sportive, amministratori, dirigenti, tecnici, allenatori, collaboratori, aziende partner, rivenditori, federazioni, atleti maggiorenni, atleti minorenni, genitori, tutori, tifosi, familiari, candidati e persone i cui dati siano inseriti nella Piattaforma da soggetti autorizzati.

Soglia di età per Velkaone (one.velka.it). La piattaforma one.velka.it (Velkaone) è riservata esclusivamente a utenti maggiorenni. Le disposizioni della presente informativa relative ai minori (in particolare le Sezioni 4.5, 4.10 e 7) si riferiscono ai servizi gestionali app.velka.it, nell'ambito dei quali i dati dei minori sono trattati dalle società sportive in qualità di Titolari e da Black Fox Video S.r.l. quale Responsabile del trattamento.

2. Identità e contatti del Titolare

Quando determina autonomamente finalità e modalità del trattamento, il Titolare è:

• Black Fox Video S.r.l.
• Sede legale: Viale Europa Unita 10, 10040 Volvera (TO), Italia
• Codice fiscale e Partita IVA: 12261310010
• Marchio utilizzato per i servizi: Velka
• E-mail: privacy@blackfoxvideo.it
• PEC: blackfoxvideo@pec.it

Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Il Titolare ha designato un Responsabile della protezione dei dati, che l'Utente può contattare per ogni questione relativa al trattamento dei propri dati personali e all'esercizio dei propri diritti (art. 38, par. 4, GDPR):

• Luca Bevilacqua
• E-mail: privacy@velka.it

3. Ruoli privacy nell'ecosistema Velka

3.1 Black Fox come Titolare autonomo

Black Fox opera di norma come Titolare per la gestione dei siti, la registrazione degli account, i rapporti commerciali, gli abbonamenti, la fatturazione, l'assistenza, la sicurezza informatica, la gestione dei profili creati direttamente su Velkaone, le preferenze e i consensi, le comunicazioni commerciali Velka, i rapporti con partner e federazioni, le statistiche aggregate, la tutela dei propri diritti e gli adempimenti di legge.

3.2 Black Fox come Responsabile del trattamento

Quando una società sportiva, un'azienda partner o un'altra organizzazione utilizza app.velka.it per gestire dati dei propri tesserati, atleti, genitori, collaboratori, clienti o utenti, tale organizzazione determina generalmente le finalità e opera come Titolare. Black Fox tratta i dati per suo conto quale Responsabile ai sensi dell'articolo 28 GDPR. A titolo esemplificativo:

• anagrafiche di atleti, tesserati, genitori e tutori;
• convocazioni, presenze, calendari, allenamenti e partite;
• iscrizioni, tesseramenti, comunicazioni e documenti;
• ordini relativi a kit, abbigliamento o merchandising;
• pagamenti e quote associative gestiti dalla società;
• certificati, autorizzazioni o informazioni sanitarie richieste dalla società;
• dati relativi a staff, tecnici, dirigenti e collaboratori.

Per tali trattamenti l'interessato deve consultare anche l'informativa della società o organizzazione che ha raccolto o inserito i dati.

3.3 Terzi autonomi titolari

Alcuni destinatari possono operare come autonomi Titolari, per esempio istituti bancari, fornitori di pagamento, società sportive contattate direttamente dall'utente, partner che erogano propri servizi, autorità pubbliche e professionisti obbligati per legge.

4. Categorie di dati trattati

4.1 Dati identificativi e anagrafici — nome e cognome, data e luogo di nascita, età, genere ove pertinente, codice fiscale, cittadinanza, immagine del profilo, firma, estremi di documenti quando necessari, dati del genitore o tutore.

4.2 Dati di contatto — indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo di residenza o domicilio, indirizzo di spedizione, contatti del genitore o tutore e preferenze di comunicazione.

4.3 Dati dell'account — username, identificativo account, ruoli e permessi, organizzazione di appartenenza, stato dell'account, accessi, impostazioni, consensi, revoche, verifica dell'identità e dell'età.

4.4 Dati sportivi e professionali — sport, disciplina, ruolo, squadra, categoria, numero di maglia, caratteristiche atletiche, esperienze, risultati, statistiche, qualifiche, curriculum, disponibilità, foto, video e contenuti sportivi.

4.5 Dati relativi ai minori — identità ed età del minore, dati del genitore o tutore, relazione con il minore, autorizzazioni alla registrazione, alla pubblicazione di immagini e alla gestione dei servizi, documentazione di verifica. (Trattamenti riferiti ai servizi app.velka.it: cfr. Sezione 1.)

4.6 Dati di società e partner — ragione sociale, forma giuridica, sedi, Partita IVA, codice fiscale, SDI, PEC, legale rappresentante, amministratori, referenti, coordinate bancarie, dati contrattuali, codici partner, provvigioni, documenti e logo.

4.7 Dati di acquisti e pagamenti — prodotti acquistati, ordini di kit e merchandising, importi, stato del pagamento, fatturazione, spedizione, transazioni, rimborsi e identificativi del prestatore di pagamento.

4.8 Dati tecnici — indirizzo IP, data e ora, pagine e funzionalità utilizzate, dispositivo, sistema operativo, browser, sessione, log tecnici, audit, errori e tentativi di accesso.

4.9 Comunicazioni e assistenza — richieste, messaggi, segnalazioni, allegati, cronologia del supporto e informazioni utili a risolvere problemi.

4.10 Dati particolari — certificati di idoneità sportiva, informazioni su infortuni, disabilità, allergie, condizioni di salute o esigenze mediche. Di regola la società sportiva opera come Titolare e Black Fox come Responsabile. (Trattamenti riferiti ai servizi app.velka.it: cfr. Sezione 1.)

5. Provenienza dei dati

I dati possono essere raccolti direttamente dall'interessato, dal genitore o tutore, dalla società sportiva, da amministratori autorizzati, da aziende partner, attraverso l'uso della Piattaforma, da sistemi di autenticazione, da fornitori tecnici, da federazioni o da fonti pubbliche nei limiti di legge.

6. Finalità e basi giuridiche

6.1 Navigazione e funzionamento — Consentire la navigazione, il funzionamento tecnico, la gestione delle sessioni, la correzione degli errori e la sicurezza. Base giuridica: misure precontrattuali, legittimo interesse e obblighi di legge.

6.2 Registrazione e account — Creare e amministrare l'account, verificare contatti, autenticare, attribuire ruoli, collegare utenti a organizzazioni o minori, recuperare credenziali. Base giuridica: contratto, obblighi legali, legittimo interesse e consenso ove richiesto.

6.3 Erogazione dei servizi — Gestire società, squadre, calendari, allenamenti, convocazioni, profili, candidature, ordini, pagamenti, assistenza e funzionalità per famiglie e tifosi. Base giuridica: contratto, misure precontrattuali, obblighi di legge, legittimo interesse e consenso.

6.4 Profili Velkaone — Creare profili sportivi, renderne visibili le informazioni secondo le impostazioni scelte, consentire ricerche, contatti, candidature e suggerimenti. Base giuridica: esecuzione del servizio, consenso per pubblicazioni facoltative e legittimo interesse.

6.5 Rapporti con società e partner — Gestire richieste commerciali, contratti, account aziendali, licenze, abbonamenti, formazione, affiliazioni, codici e provvigioni. Base giuridica: contratto, obblighi di legge e legittimo interesse.

6.6 Pagamenti e fatturazione — Elaborare pagamenti, fatture, rinnovi, rimborsi, insoluti e registrazioni contabili. Base giuridica: contratto, obblighi di legge e tutela dei crediti.

6.7 Comunicazioni operative — Inviare conferme, verifiche, recupero password, avvisi di sicurezza, ordini, pagamenti, modifiche essenziali e assistenza. Base giuridica: contratto, obblighi di legge e legittimo interesse.

6.8 Marketing Velka — Inviare newsletter, offerte, novità ed eventi tramite e-mail o altri canali scelti. Base giuridica: consenso, revocabile in ogni momento.

6.9 Analisi e miglioramento — Produrre statistiche, migliorare usabilità e prestazioni, individuare anomalie. Base giuridica: legittimo interesse per dati aggregati o minimizzati; consenso per tracciatori non necessari.

6.10 Sicurezza e tutela dei diritti — Prevenire accessi abusivi, frodi, spam, violazioni, conservare log e difendere diritti. Base giuridica: legittimo interesse, obblighi legali e difesa giudiziaria.

6.11 Reputazione e livello del profilo — Attribuire al profilo un punteggio e un livello (Velka Level) e, per i primi cento profili completati e verificati, un numero identificativo del programma VELKA100. Il punteggio è calcolato in modo automatico a partire da eventi verificabili — completezza del profilo, esito delle verifiche, esperienze confermate da terzi, referenze, attività sulla Piattaforma — e viene mostrato sul profilo; se l'Utente ha attivato la condivisione pubblica, è visibile anche a chi non è registrato. Non esprime una valutazione delle capacità sportive dell'Utente e non è utilizzato per adottare decisioni automatizzate nei suoi confronti: la scelta di chi contattare resta delle società. Le regole di attribuzione, le soglie dei livelli e il registro completo degli eventi che riguardano l'Utente sono consultabili nella sua area riservata, alla pagina «Come si calcola il tuo punteggio», e sono compresi nella copia dei dati esportabile. Base giuridica: esecuzione del servizio richiesto e legittimo interesse a fornire alle società un indicatore di affidabilità dei profili; l'Utente può opporsi al trattamento e chiedere la rettifica dei dati inesatti scrivendo ai contatti indicati al §2.

6.12 Comunicazione dei dati di contatto ai partner — Comunicare nome, società, ruolo, e-mail, telefono e interesse manifestato ai partner commerciali indicati nell'elenco pubblicato nella pagina Partner, affinché possano inviare proprie offerte e comunicazioni commerciali nei settori e tramite i canali indicati. I partner trattano tali dati come autonomi Titolari e sono tenuti a fornire una propria informativa. La comunicazione riguarda soltanto i sei campi elencati e soltanto i partner il cui accordo risulta perfezionato nella pagina Partner. Base giuridica: consenso, compreso nella scelta del Piano Velkaone Free (Art. 13.2 dei Termini) e non prestato con il Piano Premium, revocabile in ogni momento; la revoca è comunicata ai destinatari cui i dati sono già stati trasmessi (art. 19 GDPR).

6.13 Profilazione promozionale — Analizzare le preferenze, gli interessi manifestati e l'utilizzo della Piattaforma per personalizzare le comunicazioni e le offerte promozionali. La profilazione riguarda soltanto i contenuti promozionali: non incide sull'accesso al servizio, sulla visibilità del profilo, sul punteggio di cui al §6.11 né sulle opportunità mostrate, e non comporta decisioni automatizzate ai sensi dell'art. 22 GDPR. Base giuridica: consenso, compreso nella scelta del Piano Velkaone Free (Art. 13.2 dei Termini) e non prestato con il Piano Premium, revocabile in ogni momento senza perdere l'accesso alla Piattaforma né il Piano.

7. Utenti minorenni

Le presenti disposizioni si applicano ai servizi che ammettono la registrazione di minori — segnatamente i servizi gestionali app.velka.it. La piattaforma one.velka.it (Velkaone) è invece riservata esclusivamente ai maggiorenni (cfr. Sezione 1).

Velka adotta misure rafforzate per la protezione dei minori. La registrazione può avvenire tramite un genitore o tutore, tramite la società sportiva o mediante account personale ove consentito.

Per servizi online fondati sul consenso, il minore che ha compiuto 14 anni può esprimere autonomamente il consenso nei limiti della legge italiana. Per il minore di 14 anni il consenso deve essere prestato o autorizzato da chi esercita la responsabilità genitoriale. In particolare:

• verifica ragionevole dell'età dichiarata;
• verifica dell'identità e del ruolo del genitore o tutore;
• registrazione della data, della versione dell'informativa e delle autorizzazioni;
• impostazioni di visibilità restrittive per impostazione predefinita;
• assenza di esposizione pubblica dei contatti personali e della posizione precisa;
• limitazioni o mediazione dei contatti diretti tra adulti e minori;
• autorizzazioni separate per immagini, video, visibilità e utilizzi promozionali;
• possibilità di revoca e segnalazione da parte del genitore o tutore.

Le informative rivolte ai minori devono essere presentate con linguaggio chiaro, semplice e adeguato all'età.

8. Modalità e sicurezza del trattamento

Il trattamento avviene con strumenti informatici, telematici e, se necessario, manuali. Sono adottate misure proporzionate al rischio, tra cui controllo degli accessi, separazione logica dei tenant, autenticazione, autorizzazioni, cifratura in transito, protezione delle credenziali, log, backup, monitoraggio, gestione degli incidenti, limitazione degli accessi del personale e valutazione dei fornitori.

9. Fornitori tecnologici

9.1 Vercel Inc. — hosting e infrastruttura. Vercel ospita e distribuisce l'applicazione e può trattare indirizzi IP, richieste HTTP, dati tecnici, log, sessioni, errori e dati trasmessi attraverso le funzionalità ospitate. Può utilizzare infrastrutture e sub-responsabili anche fuori dallo SEE.

9.2 Neon e Neon Auth — database e autenticazione. Neon fornisce il database PostgreSQL e il servizio di autenticazione. Può trattare dati identificativi, account, sessioni, ruoli, dati delle organizzazioni, dati sportivi, amministrativi, operativi, eventuali dati particolari e log. Le password non sono conservate in chiaro.

9.3 Google Drive — storage documentale. Google Drive è utilizzato per documenti, allegati, immagini e file. Gli accessi devono essere limitati ai soggetti autorizzati. I collegamenti pubblici sono vietati salvo necessità legittima e autorizzata. Si raccomanda l'uso di Google Workspace aziendale.

9.4 Google Analytics 4 — statistiche. Google Analytics 4 può raccogliere pagine visitate, eventi, sessioni, dispositivo, browser, posizione approssimativa, indirizzo IP e identificatori online. È attivato solo dopo consenso, salvo configurazioni realmente esenti. Velka non deve inviare a Google dati direttamente identificativi, dati sanitari o dati di minori.

9.5 Resend Inc. — e-mail e notifiche e-mail. Resend è utilizzato per verifica dell'e-mail, recupero password, inviti, avvisi di sicurezza, messaggi transazionali, comunicazioni operative ed eventuale marketing previo consenso. Può trattare indirizzo e-mail, contenuto, data, stato di consegna, bounce, spam e, se attivati, aperture e clic.

9.6 Stripe — pagamenti. Stripe gestisce pagamenti, abbonamenti, rimborsi, contestazioni e prevenzione delle frodi. I dati completi delle carte sono trattati direttamente da Stripe e non vengono normalmente conservati da Black Fox. Stripe può operare come Responsabile o autonomo Titolare secondo il trattamento.

10. Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati a personale autorizzato, società sportive e organizzazioni collegate all'utente, amministratori del tenant, fornitori di hosting, database, storage, autenticazione, e-mail, analytics, pagamenti, assistenza, consulenti, corrieri, partner tecnici, autorità giudiziarie e altri soggetti previsti dalla legge.

L'elenco nominativo dei partner commerciali cui i dati possono essere comunicati previo consenso, con l'indicazione del ruolo privacy e dello stato dell'accordo, è pubblicato nella pagina Partner.

11. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

Alcuni fornitori hanno sede o infrastrutture negli Stati Uniti o in altri Paesi terzi. I trasferimenti avvengono sulla base di decisioni di adeguatezza, EU-US Data Privacy Framework ove applicabile, Clausole Contrattuali Standard, DPA, misure supplementari, cifratura e controlli di accesso. Informazioni sulle garanzie possono essere richieste a privacy@blackfoxvideo.it.

12. Conservazione dei dati

13. Cookie e strumenti di tracciamento

Velka utilizza cookie tecnici, di autenticazione, sicurezza e preferenza. Google Analytics e altri tracciatori non necessari sono attivati solo dopo il consenso dell'utente. La Cookie Policy indica nome, fornitore, funzione, durata, categoria, base giuridica e modalità di revoca.

Il banner offre con pari evidenza le opzioni "Accetta", "Rifiuta" e "Personalizza", e consente di modificare successivamente le preferenze.

14. Natura del conferimento

Il conferimento può essere necessario per creare l'account, concludere o eseguire il contratto, utilizzare funzionalità, completare acquisti o adempiere a obblighi legali. I dati facoltativi non condizionano le funzionalità essenziali, salvo siano indispensabili per la funzione richiesta.

15. Diritti dell'interessato

L'interessato può esercitare i seguenti diritti:

• accesso ai dati e alle informazioni sul trattamento;
• rettifica e integrazione;
• cancellazione nei casi previsti;
• limitazione del trattamento;
• portabilità, quando applicabile;
• opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse;
• opposizione incondizionata al marketing diretto;
• revoca del consenso;
• garanzie rispetto alle decisioni automatizzate;
• reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Le richieste possono essere inviate a privacy@blackfoxvideo.it o via PEC a blackfoxvideo@pec.it. Il Titolare può chiedere informazioni aggiuntive per verificare l'identità del richiedente e risponde, di norma, entro un mese.

Quando la richiesta riguarda dati gestiti da una società sportiva, l'interessato deve normalmente rivolgersi alla società Titolare. Black Fox collaborerà come Responsabile del trattamento.

16. Segnalazioni relative a minori e account non autorizzati

È possibile segnalare account creati senza autorizzazione, dati o immagini di minori pubblicati senza titolo, profili inesatti, comportamenti abusivi o dati esposti impropriamente scrivendo a privacy@blackfoxvideo.it. Velka può limitare temporaneamente il profilo o oscurare il contenuto durante le verifiche.

17. Violazioni dei dati personali

In caso di data breach, Black Fox applicherà le procedure previste dagli articoli 33 e 34 GDPR. Quando opera come Responsabile, informerà senza ingiustificato ritardo il Titolare competente. Quando richiesto, saranno informati il Garante e gli interessati.

18. Obblighi degli utenti e delle organizzazioni

• fornire dati corretti e aggiornati;
• non inserire dati di terzi senza titolo;
• proteggere le credenziali;
• evitare dati eccessivi o non necessari;
• rispettare i diritti degli altri utenti;
• segnalare accessi non autorizzati;
• fornire informative adeguate agli interessati;
• individuare basi giuridiche valide;
• raccogliere e documentare consensi e autorizzazioni;
• gestire correttamente dati e immagini dei minori;
• attribuire permessi coerenti con le mansioni;
• rispettare il DPA e le istruzioni contrattuali.

19. Modifiche alla presente informativa

La presente informativa può essere aggiornata per modifiche normative, evoluzione dei servizi, variazioni dei fornitori, nuove funzionalità o cambiamenti organizzativi. La versione aggiornata sarà pubblicata con la relativa data. Per modifiche sostanziali potranno essere utilizzati avvisi in piattaforma, e-mail o richieste di nuovo consenso.

20. Contatti

• Black Fox Video S.r.l. — Velka
• Viale Europa Unita 10, 10040 Volvera (TO), Italia
• P. IVA e C.F. 12261310010
• E-mail: privacy@blackfoxvideo.it
• PEC: blackfoxvideo@pec.it

Appendice A — Informativa breve per la registrazione

I dati personali inseriti saranno trattati da Black Fox Video S.r.l., titolare del marchio Velka, per creare e gestire l'account, fornire i servizi richiesti, garantire la sicurezza della Piattaforma e adempiere agli obblighi di legge.

Quando l'account è collegato a una società sportiva, alcuni dati potranno essere trattati dalla società quale Titolare e da Black Fox Video S.r.l. quale Responsabile tecnico del servizio.

I dati obbligatori sono necessari per completare la registrazione. I trattamenti promozionali — comunicazioni del Titolare, profilazione promozionale e comunicazione dei dati di contatto ai partner indicati nell'elenco pubblicato — sono effettuati sulla base di uno specifico consenso, che è compreso nella scelta del Piano Velkaone Free (Art. 13.2 dei Termini) e non è invece prestato con il Piano Velkaone Premium. Il consenso resta revocabile in qualsiasi momento dalle impostazioni dell'Account, senza perdere l'accesso alla piattaforma e senza che il Piano Free venga meno. I diritti possono essere esercitati scrivendo a privacy@blackfoxvideo.it.

Formula per utenti minorenni (servizi app.velka.it)

Confermando la registrazione, il genitore o tutore dichiara di esercitare la responsabilità genitoriale o di essere legittimato ad autorizzare l'utilizzo del servizio, di aver letto l'informativa, di autorizzare la gestione dell'account del minore e di impegnarsi a comunicare variazioni o revoche.